Excel prin exemple
Despre formule si functii

1.    Formula incepe cu =
2.    Intr-o formula apar:
2.1.    operatori matematici: + pentru adunare; - pentru diferenta; * pentru produs;   / pentru impartire si ^ pentru exponentiala;

2.2.    adresele celulelor care contin datele implicate in calcule; aceste adrese se pot tasta, sau se obtin automat la clic cu mouse-ul pe celula respectiva

2.3.    paranteze rotunde; pentru a controla ordinea operatiilor, veti avea nevoie de paranteze; nu folosim decat paranteze ( ); puteti deschide oricat de multe paranteze, cu conditia sa le si inchideti la un moment dat

3.    Formula se finalizeaza cu Enter
4.    Este suficient sa introduceti formula doar pantru prima inregistrare, pentru celelalte inregistrari putandu-se copia cu agat si trag de manerul Auto Fill (sau dublu clic pe maner), daca celulele sunt alaturate, sau cu agat si trag cu tasta CTRL apasata daca celulele nu sunt alaturate.

Ar fi bine sa va organizati modul de lucru in Excel si sa respectati urmatorii pasi:
1.    introduc datele – verific corectitudinea lor (Atentie la tastarea valorilor numerice care, daca sunt introduse corect, trebuie sa se alinieze in dreapta celulelor!!!);
2.    Introduc formulele – verific corectitudinea lor;
3.    formatez, bordez




Procesorul de tabele Excel include un numar mare de functii predefinite (232), dar ofera si posibilitatea ca utilizatorul sa-si defineasca propriile functii, potrivit cerintelor de exploatare a aplicatiilor. 
Functiile Excel permit efectuarea de calcule si prelucrari diverse, de la cele mai simple pana la cele mai complexe.
 
 
Functii predefinite
 
Functiile predefinite reprezinta formule speciale care respectand o anume sintaxa, executa operatii si prelucrari specifice, fiind destinate rezolvarii unor probleme si aplicatii ce contin elemente predefinite de calcul.

Unele functii predefinite sunt  echivalente formulelor: de exemplu, formula de adunare a continutului celulelor  A1, A2 si A4, adica =A1+A2+A4 este echivalenta cu functia =Sum(A1:A2;A4). Alte functii (majoritatea cazurilor) nu au echivalent in randul formulelor, rezultatul scontat neputand fi obtinut decat prin aplicarea functiilor predefinite sau putand fi obtinut pe cale obisnuita, prin aplicarea succesiva a mai multor operatii si formule.
Folosirea functiilor predefinite este supusa unor reguli foarte stricte, a caror nerespectare poate conduce la un rezultat incorect sau generator de eroare.

Cea mai mare parte a functiilor predefinite au trei componente:
- semnul "egal"= (sau semnul “plus” +, pentru compatibilitate cu 1-2-3);
- numele functiei;
- unul sau mai multe argumente;

Nici un spatiu nu este admis ca separator intre cele trei componente ale functiilor predefinite. Argumentele se afla inchise intre paranteze rotunde si sunt separate printr-un separator zecimal. Acest separator poate fi virgula sau punct si virgula, dupa cum a fost configurat initial sistemul. In exemplele luate, se va lua in consideratie ca separator zecimal caracterul "punct si virgula".
Exista si functii care nu au nevoie de precizarea argumentului, de exemplu:=NOW(), =TRUE(), =TODAY(), etc.
Exemplul urmator ilustreaza diferite argumente care se pot intalni la o functie predefinita:





Excel accepta urmatoarele tipuri de argumente:
- o conditie: este o expresie logica care foloseste unul din operatorii logici =, <, >, <>, <=, >=, NOT( ), AND( ), OR( ) pentru o adresa de celula sau un nume de camp. Conditia argumentului poate fi deci o formula, un numar, un nume de camp, un text.
Functia evalueaza conditia si procedeaza la diferite operatii in functie de faptul daca conditia este adevarata sau falsa.
- o locatie: este o adresa, un nume de camp, o formula sau functie care genereaza o adresa sau un nume de camp.

- un text: orice secventa de caractere inclusa intre ghilimele, adresa sau un nume de camp ce contine o eticheta tip sir de caractere sau o formula sau functie care returneaza o eticheta. Un sir de caractere folosit intr-o functie trebuie pus intre ghilimele pentru a nu fi confundat cu un nume de camp.

- o valoare: un numar, adresa sau numele unei celule care contine un numar, o formula sau functie predefinita care returneaza un numar.

Toate tipurile de argumente pot fi folosite impreuna intr-o functie atunci cand sintaxa este respectata.
O functie predefinita se poate introduce intr-o celula tastand-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de functii.
Cea mai simpla metoda o reprezinta introducerea nemijlocita a functiilor predefinite, corespunzator sintaxei, in celula unde se va opera calculul respectiv (metoda recomandata).
In cel de-al doilea caz, se activeaza selectorul functiilor predefinite aflat pe bara de editare sau se activeaza comanda Insert Function (figura ). Apoi, se alege functia respectiva, din caseta de dialog Paste Function, se valideaza si se completeaza sintaxa generata automat.



Categorii de functii predefinite
Excel poseda un set impresionant de functii predefinite, in numar de 232, grupate pe tipuri potrivit utilitatii acestora la rezolvarea diferitelor probleme.
Astfel, consideram suficienta in rezolvarea aplicatiilor EXCEL, prezentarea a celor mai importante 99 de functii predefinite, grupate pe urmatoarele categorii


1.        functii matematice si trigonometrice (Math & Trig): permit efectuarea de calcule matematice simple si complexe;
2.        functii statistice (Statistical): permit efectuarea unor calcule statistice utilizand serii de valori;
3.        functii de informare (Information): afiseaza informatii despre celule si campuri;
4.         functii logice (Logical): determina valoarea de adevar sau de fals - corespunzator unei conditii;
5.        functii baza de data (Database): efectueaza diferite calcule asupra unor rubrici,  intr-o baza de date, corespunzator unor criterii definite;
6.      functii de cautare si consultare (Lookup & Reference): permit localizarea continutului unei celule;
7.        functii calendar sau data calendaristica (Date & Time): manipuleaza numere care reprezinta date calendaristice sau timp;
8.        functii text sau sir de caractere (Text): ofera informatii legate de textul existent in celule si permit operatii cu etichete;
9.       functii financiare (Financial): permit realizarea de calcule economico-financiare predefinite.
In continuare, prezentam cele mai importante functii predefinite, precizand ca cea mai mare a parte a lor sunt perfect compatibile ca sintaxa si ca semnificatie cu functiile arond  aferente procesorului de tabele LOTUS 1-2-3.
 
FUNCTIILE MATEMATICE SI TRIGONOMETRICE
 

Functiile matematice si trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicatii ce solicita instrumente matematice si trigonometrice de uz curent. 


Functia SUM
=SUM(lista) aduna valorile dintr-o lista precizata ca argument.
Lista poate contine capuri continue sau discontinue referite prin adrese (coordonate) sau prin nume de camp(uri).
Functia de insumare este completata - spre usurinta utilizatorului - cu butonul Auto Sum

Functia generata de butonul respectiv insumeaza pe linie sau pe coloana valori adiacente (valorile nu trebuie sa fie intrerupte in succesiunea lor de celule vide sau de celule care sa contina texte). Auto-insumarea opereaza astfel pe linie sau pe coloana pana acolo unde se intalneste primul semn de discontinuitate (figura).
Pot exista mai multe cazuri (exemplificate in figura):
-    -  se plaseaza cursorul acolo unde se doreste a se calcula suma (eventual selectand o plaja de celule pe linie sau o coloana unde sa se depuna rezultatele


- se selecteaza plaja de celule de insumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele insumarii (o linie mai jos si/sau o coloana mai la dreapta), dupa care se activeaza butonul AutoSum prin dublu-click.
=PRODUCT (lista) multiplica valorile continute intr-o lista.  =SUBTOTAL(referinta-tip;camp de regrupat) calculeaza un rezultat ce provine  dintr-o grupare a datelor operand diferite operatii specifice (conform referintelor-tip) asupra unui camp de regrupat.

Exemple de referinte-tip ar fi:

1 AVERAGE      Medie             

 

2 COUNT          Numara

4 MAX               Maximum

5 MIN                Minimum

6 PRODUCT      Produs

9 SUM                Suma

Functia PRODUCT

In exemplul prezentat in figura se calculeaza suma (referinta-tip 9) valorilor produselor vandute pe 01-Iul-98 (campul de regrupat este E31:E33).
=SUMPRODUCT(lista) multiplica valorile situate in celulele corespondente, aferente unor serii de campuri, iar apoi aduna rezultatele obtinute. In exemplul prezentat in figura urmatoare se calculeaza prin functia SUMPRODUCT valoarea totala a vanzarilor, adica suma dintre produsele cantitatilor (C31:C36) si preturilor (D31:D36).
=
SUMIF(camp de evaluat; criteriu; camp de insumat) aduna continutul celulelor potrivit unui criteriu dat.
In exemplul din figura de mai jos se calculeaza prin functia SUMIF, suma



comisioanelor la vanzarile de produse (5% din valoare) pentru valorile vandute de peste 10.000.000 lei. In acest caz campul de evaluat reprezinta valoarea (E31:E36), criteriul este de tip text si anume “>10000000”, iar campul de insumat este comisionul (F31:F36).
=ROMAN(numar;format) converteste numerele din format cifric arab in text ce semnifica numere cu format cifric roman. Formatul –cu valori de la 0 la 4- reprezinta gradul de concizie al numarului roman nou generat. Numarul arab de transformat trebuie sa fie intreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat in figura de mai jos
=RAND() returneaza un numar aleator cuprins intre 0 si 1;
=ABS(numar) returneaza valoarea absoluta dintr-un numar;
=LN(numar) calculeaza logaritmul natural


al unui numar specificat ca argument;
=LOG(numar;baza)
returneaza logaritmul unui numar intr-o baza specificata;


=LOG10(numar) returneaza logaritmul in baza 10 dintr-un numar;
=EXP(X) calculeaza baza logaritmului natural ridicata la puterea X. Baza este o constanta si are valoarea 2,7182818….;


=MOD(X;Y) calculeaza restul impartirii argumentului X la arg. Y;
          =FACT(numar) calculeaza factorialul unui numar pozitiv;
=POWER(numar;putere) returneaza rezultatul unui numar ridicat la putere (figura 1.61);
=SQRT(numar) calculeaza radacina patrata a argumentului;
=SIN(X) returneaza valoarea argumentului X in radiani;
=COS(X) calculeaza cosinusul argumentului X in radiani ;
=TAN(X) calculeaza tangenta argumentului X in radiani;
=ASIN(X) calculeaza arc-sinusul argumentului X in radiani (similar =ACOS(X) si =ATAN(X);
=DEGREES(unghi) converteste radianii in grade;
=RADIANS(unghi) converteste grade in radiani;
=ROUND(X,numar de zecimale) rotunjeste argumentul numeric X la un numar specificat de zecimale;




Functia de rotunjire
=PI() returneaza valoarea numarului PI;
=INT(numar) afiseaza partea intreaga a argumentului (a numarului real), fara a-l rotunji.

 FUNCTIILE STATISTICE
Functiile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utilizand serii de valori:
=MAX(lista) returneaza cea mai mare valoare din lista. Lista poate fi compusa din: numere, formule numerice, adrese sau nume de campuri;

=MIN(lista) returneaza cea mai mica valoare din lista;

=AVERAGE(lista) calculeaza media valorilor din lista;

=GEOMEAN(lista) calculeaza media geometrica a valorilor dintr-o lista

=HARMEAN(lista) calculeaza media armonica a valorilor dintr-o lista;

=MEDIAN(lista) calculeaza valoarea mediana dintr-o lista;

=COUNT(lista) numara celulele ocupate dintr-o lista de campuri;
Exemplul din figura de mai jos ilustraza utilizarea functiilor statistice prezentate:

FUNCTILE DE INFORMARE
 
Functiile de informare (Information)  afiseaza informatii referitoare la celule si campuri:
=ISBLANK(X) determina daca X sau amplasamentul definit de argumentul X este sau nu o celula vida. Functia returneaza TRUE -valoarea logica de adevar- daca amplasamentul este o celula vida si FALSE –valoarea logica de fals- in caz contrar;
=ISNUMBER(X) verifica daca X contine o valoare numerica. Functia returneaza TRUE – adevarat- daca X contine un numar, altfel returneaza FALSE sau fals. Argumentul X poate fi o valoare, o adresa, text sau o conditie);
=ISTEXT(X) verifica daca X contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE.
=ISNONTEXT(X) verifica daca X nu contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE.
=ISLOGICAL(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip logic returnand dupa caz TRUE sau FALSE.
=ISERROR(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip eroare, returnand dupa caz TRUE sau FALSE.
O parte din functiile de informare sunt exemplificate impreuna cu functiile logice.
 
FUNCTIILE LOGICE
 
Functiile logice (Logical) determina evaluarea unor expresii si in functie de acestea furnizeaza actiuni sau rezultate complexe, generand valori de adevar sau de fals - corespunzator unor conditii (acestea pot fi evaluate si inlantuite cu ajutorul operatorilor logici AND, OR, NOT).
=IF(conditie;X;Y) testeaza argumentul conditie si in functie de rezultatul evaluarii logice, genereaza argumentul X daca conditia este adevarata sau argumentul Y daca aceasta este falsa.

Argumentele X sau Y pot fi valori, siruri de caractere (plasate intre ghilimele), nume de campuri sau adrese de celule sau campuri care contin aceste valori. In locul argumentelor X sau Y se pot imbrica alte structuri conditionale IF, generandu-se potrivit conditiilor ulterioare, X1,Y1 sau X2,Y2 si asa mai departe.

=AND(evaluare logica1,evaluare logica2,...) returneaza valoarea logica TRUE daca toate argumentele sunt adevarate si valoarea logica FALSE daca unul sau mai multe argumente sunt false;

=OR(evaluare logica1,evaluarea logica2,...) returneaza valoarea logica TRUE daca orice argument este adevarat si valoarea logica FALSE daca toate argumentele sunt false;

=NOT(evaluarea logica) inverseaza valoarea argumentului, returnand dupa caz TRUE sau FALSE;

=TRUE() returneaza valoarea logica TRUE;

=FALSE() returneaza valoarea logica TRUE;

Pentru exemplificarea functiei logice IF, furnizam urmatoarea aplicatie pentru calculul impozitului pe salariile colaboratorilor angajati cu Conventie Civila de Prestari Servicii:
Astfel, daca salariul brut este sub 500.000 lei, impozitul este de 10% din brut, altfel, daca salariul brut este cuprins intre 500.000 lei si 1.500.000 lei, impozitul este de 50.000 lei + 20% din ceea ce depaseste 500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 1.500.000 lei si 2.500.000 lei, impozitul este de 250.000 lei + 25% din ceea ce depaseste 1.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 2.500.000 lei si 3.500.000 lei, impozitul este de 500.000 lei + 30% din ceea ce depaseste 2.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut depaseste 3.500.000 lei, impozitul este de 800.000 lei + 40% din ceea ce depaseste 3.500.000 lei salariu brut.
Aplicatia este astfel construita incat sa exemplifice (didactic) toate functiile logice .
Intr-un prim pas s-a construit o coloana   de “Evaluare logica” care returneaza in functie de un test facut asupra salariului brut, valoarea logica de fals (FALSE) daca salariul brut este text, blank sau este mai mic ca zero si returneaza valoarea logica de adevar (TRUE) in caz contrar.



Intr-un al doilea pas se calculeaza impozitul pe salarii daca coloana “Evaluare logica”   (s-a utilizat functia NOT()) nu contine valoarea logica FALSE.
In aplicatia de mai sus s-a construit o structura conditionala imbricata, unde s-a exemplificat intr-o ramura IF si functia logica AND.


FUNCTIILE BAZA DE DATE

 
Functiile baza de date (Database)  returneaza actiuni - valori sau etichete (suma;medie;maxim;minim; cauta;numara) dintr-un camp de date - corespunzator unei baze de date, dupa o anumita rubrica,  conform unui criteriu de selectie

Functiile tip baza de date au in mod invariabil aceeasi lista de argumente:
-    -  baza de date: reprezinta tabelul Excel sub forma unui camp de date, de unde informatia va fi consultata sau extrasa;
-    -  rubrica: semnifica atributul sau proprietatea asupra caruia opereaza calculul facut de functia tip baza de date. Rubrica poate fi identificata prin numele sau sau prin numarul de ordine al acesteia  in cadrul bazei de date;
-    -  camp de criterii: reprezinta unul sau mai multe campuri continue in care se pot preciza restrictiile, care se regrupeaza in criterii de selectie la care trebuie sa raspunda interogarea respectiva.

Principalele functii tip baza de date sunt:
=DSUM(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza suma valorilor unei rubrici aferente unei baze de date, care raspunde unui criteriu de selectie;
=DMAX(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza cea mai mare valoare dintr-o rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie;




=DMIN(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza cea mai mica valoare dintr-o rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie;

=DAVERAGE(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) calculeaza media valorilor unei rubrici aferente unei tabele - pentru o baza de date, potrivit criteriului de selectie specificat=DCOUNT(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) numara celulele ocupate intr-o tabela baza de date, conform unor criterii specificate;

=DGET(baza de date;rubrica/nr.rubrica;camp de criterii) returneaza continutul unei rubrici pentru o baza de date, corespunzator unui criteriu specificat. Functia este utila pentru a regasi o informatie unica; Exemple edificatoare de utilizare a functiilor tip baza de date sunt ilustrate in figura urmatoare, urmand ca alte aplicatii mai complexe sa fie prezentate in detaliu in capitolul ce trateaza bazele de date create si exploatate sub Excel.

Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A6:H17, considerat a fi o baza de date care repertoriaza facuturile emise de o firma catre clientii sai, se pot pune in evidenta cu ajutorul functiilor tip baza de date, informatii calculate potrivit unor interogari specifice.
Prezentam in figurile 1.67- 1.68 cateva exemple de utilizare a functiilor tip baza de date, utilizand campuri de criterii definite de utilizator potrivit unor cerinte de interogare.  


FUNCTIILE DE CAUTARE SI CONSULTARE
 
Functiile de cautare si consultare (Lookup & Reference) permit cautarea, identificarea si referirea continutului unor celule:



=CHOOSE(index-numeric;lista de valori) returneaza in urma unei alegeri dintr-o lista de valori, o actiune sau o valoare, ce urmeaza a fi activata sau executata,
corespunzator unui index numeric. Indexul numeric determina care valoare (de tip text, numerica sau referinta celulara) din lista de argumente va fi selectata. Indexul este un numar cuprins intre 0 si 29.

=COLUMN(referinta celulara sau camp) returneaza numarul colanei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei coloane pentru campul specificat;

=COLUMNS(camp) returneaza numarul de coloane aferente campului specificat ca argument;

=ROW(referinta celulara sau camp) returneaza numarul liniei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei linii a campului specificat ca argument;

=ROWS(camp) returneaza numarul de linii pe care il ocupa campul specificat ca argument;

=AREAS(referinta celulara) indica numarul de zone contigue dintr-un camp. Daca respectivul camp contine mai multe zone contigue, atunci argumentul se mai inchide  intr-o paranteza suplimentara;
In figura de mai jos sunt prezentate mai multe exemple de utilizare a functiilor enumerate mai sus.


=VLOOKUP(cheie;camp de consultare;coloana de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o coloana dintr-un tablou de consultare verticala.

Sintaxa functiei de consultare verticala admite trei argumente si anume:
-    -  cheie: reprezinta valoarea dupa care are loc cautarea sau consultarea, (adresa absoluta/relativa sau nume de camp);
-    -  camp (sau tabel) de consultare: este campul asupra caruia opereaza consultarea prin cautarea valorii cheii precizate anterior;
-    -  coloana de recuperat: este numarul coloanei (numerotarea incepe cu 1) de unde va fi recuperata informatia gasita in tabelul de consultare, corespunzator valorii cheii de cautare.

In mod obligatoriu tabelul de consultare va fi sortat crescator dupa coloana care contine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort, iar in rubrica Sort by se va preciza numarul sau numele coloanei dupa care se va face sortarea)
=HLOOKUP(cheie;camp de consultare;linie de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unui tablou de consultare orizontala.
Argumentul cheie (sub forma unei referinte celulare sau nume de camp) va fi cautat in prima linie a campului de consultare, iar daca valoarea va fi gasita pe un numarul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiva va fi returnata de functia HLOOKUP.

In mod obligatoriu tabelul de consultare orizontala trebuie sortat dupa valorile crescatoare ale cheii de consultare aflate in prima linie (sortare de la stanga la dreapta). Daca valorile cheii nu sunt sortate, se va selecta tabelul de consultare si se va activa comanda de sortare (de la stanga spre dreapta): Data Sort, butonul Option si din rubrica Orientation se alege optiunea Sort left to right.
Daca informatia cautata in tabelul de consultare verticala sau orizontala nu va fi gasita, se va returna cea mai apropiata valoare (pe vericala sau pe orizontala) de cheia de consultare.

Pentru exemplificarea celor doua functii de consultare propunem urmatoarea aplicatie:
O societate comerciala de distributie intocmeste, cu ajutorul procesorului de tabele EXCEL, facturi pentru livrarile efectuate.
Optional, respectiva societate efectueaza si transportul marfii comandate la domiciliul clientului, firma practicand tarife diferentiate in functie de cantitatea transportata (in tone) si de orasul de destinatie.
Tarifele de transport sunt grupate intr-un tablou in functie de destinatie (prima linie) si de cantitatea transportata (prima coloana). Tabloul care urmeaza a fi considerat tabel de consultare orizontala a fost definit pe coordonatele F20:J28 (figura de mai jos) si a fost in prealabil sortat de la stanga la dreapta dupa prima linie, adica dupa destinatie.

Firma isi are inregistrati clientii intr-o baza de date (definita pe coordonatele E1:I7) (figura de mai jos) care regrupeaza elementele de identificare ale acestora (“Client”, “Adresa”, “Localitate”, “Cod fiscal”, “Cont bancar”).
In egala masura exista si o alta baza de date –definita pe coordonatele A20:C28 (figura de mai sus) sub forma unui nomenclator de preturi pentru fiecare produs in parte. Cele doua baze de date sunt sortate dupa valorile crescatoare ale primei coloane si contin informatii pertinente ce concura la realizarea automata a facturii.




Factura procesata cu Excel are urmatoarea forma):
Utilizatorul va introduce prin tastare, pentru completarea facturii doar denumirea clientului, codul produsului facturat, cota de adaos comercial, cantitatea livrata, iar optional daca se doreste sau nu transport, precum si destinatia transportului. In rest toate operatiile sunt facute automat cu ajutorul formulelor si a functiilor Excel.
Factura se proceseaza in mod obisnuit, incepand a se calcula intr-un prim timp "Valoarea", “Majorarile”, "TVA-ul" si "Valoarea facturata".





La calculul "Valorii" se va lua in calcul si o cota variabila de adaos comercial (celula D10 a fost fixata cu adresa absoluta -$D$10- pentru a nu se decala la copierea formulei ce calculeaza valoarea), precum si cheltuielile de transport. “Majorarile” de intarziere se pot calcula pe transe, prin structuri conditionale imbricate. “TVA”-ul reprezinta 22% din “Valoare” + “Majorari”, iar “Valoarea facturii” reprezinta suma dintre “Valoare”, “Majorari” si “TVA”.





Intr-un al doilea timp se pot calcula totalurile pe rubricile procesate anterior utilizand clasica functie SUM.
Interesante de prezentat sunt facilitatile de consultare verticala si orizontala.
La tastarea numelui de client in celula C3, se vor recupera automat dintr-un tabel de consultare verticala (definit anterior pe coordonatele E1:I7), informatiile legate de acest identificator si anume: “Adresa”, “Localitatea”, “Codul fiscal” si “Contul bancar”.
Astfel in celula C4 s-a scris formula de consultare verticala (VLOOKUP)  (figura 1.74) pentru recuperarea adresei clientului, anume: “se cauta cheia de consultare (celula $C$3-Client) in tabelul de consultare definit pe coordonatele  $E$1:$I$7 si in caz ca valoarea este gasita, se va recupera informatia din coloana 2, corespunzatoare cheii de consultare”.
Coordonatele cheii si tabelului de consultare au fost blocate prin utilizarea de adrese absolute pentru ca formula ce contine consultarea verticala sa poata fi copiata fara ca respectivele coordonate sa se decaleze.
 
 
 
 
Functia de consultare verticala
Cheia de consultare fiind in acest caz de tip text nu trebuie sa aiba valori vide si nici numerice. Pentru aceasta, procedura de consultarea verticala a fost completata cu teste facute asupra celulei care contine cheia de consultare ($C$3). Daca cheia are valoarea vida “ISBLANK($C$3) sau (OR()) daca contine o valoare alta decat text “ISNONTEXT($C$3), atunci se va afisa un spatiu (“”), altfel se va face consultarea verticala.
In aceste conditii, consultarea verticala va avea urmatoarea forma:
=IF(OR(ISBLANK($C$3);ISNONTEXT($C$3));””;VLOOKUP($C$3;$E$1:$H$7;3)), fapt ilustrat si in figura


Daca se tasteaza un client care nu exista in nomenclatorul de clienti (in tabelul de consultare verticala), functia VLOOKUP nu va semnala lipsa informatiei din tabel ci va returna informatia legata de cea mai apropiata valoare a cheii de consultare.  De exemplu, daca   s-ar introduce clientul cu numele “Sarmis”, se vor recupera prin VLOOKUP informatiile aditionale corespunzatoare celei mai apropiate valori ale cheii, adica informatiile legate de clientul “Star”. Functia VLOOKUP nu va semnala inexistenta cheii de consultare “Sarmis”. Pentru inlaturarea acestui neajuns, procedura de consultare verticala a fost completata cu un test de existenta a cheii ce consultare in tabelul de consultare”.

Acest test de existenta verifica daca valoarea cheii de consultare este gasita in prima coloana a tabelului de consultare. Daca valoarea respectiva exista in tabel inseamna ca s-a gasit cheia de consultare si in consecinta consultarea verticala se va efectua returnand un rezultat corect, altfel se va afisa spatiu sau zero (ultimul caz folosindu-se daca celula respectiva participa ulterior la calcule) sau un mesaj de genul “cheie inexistenta”.

Formula de testare a existentei cheii de consultare in tabel este urmatoarea:
IF(VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;1)<>$C$3;””;VLOOKUP($C$3;$E$1:$I$7;4)).
Rubricile: “Adresa” –C4-, “Localitatea” –C5-, “Cod fiscal” –C6-, “Cont bancar” –C7- se vor recupera prin acelasi procedeu de consultare verticala, recuperandu-se dupa caz, prin functia VLOOKUP continutul coloanelor 2, 3, 4, si 5, corespunzator valorilor cheii de consultare declarate la adresa $C$3 .




In mod asemanator se procedeaza si cu a doua consultare verticala, anume: in momentul tastarii "Codului de produs" este consultat vertical tabelul "PRETURI" declarat la adresa A20:C28, si daca in tabelul respectiv este gasita cheia de consultare "Cod produs" - se vor recupera automat: continutul coloanei 2 si 3 din tablou, adica "Denumire produs" si "Pret".
In figura este prezentata procedura completa (cu teste facute asupra celulei ce contine cheia de consultare si cu test de existenta a valorii cheii in tabelul de consultare) de extragere a denumirii produsului, prin consultare verticala. Similar se procedeaza pentru extragerea pretului din tablou, corespunzaror valorilor luate de codul produsului.
Consultarea orizontala a tabelului declarat pe coordonatele $F$20:$J$28 are loc dupa valorile luate de cheia de consultare - $G$10 “Destinatia”.

Daca cheia este gasita in tablou, se va recupera numarul de linie care va contine valoarea cheltuielilor de transport corespunzatoare destinatiei specificate.

In exemplul prezentat in figura, s-a operat un mic artificiu, anume "Cantitatea livrata" coincide logic cu numarul de linie de recuperat orizontal din tablou (astfel, nu s-a precizat numarul liniei recuperate, ci celula care contine livrata, aflata la adresa C13). Datorita faptului ca procedura de consultare orizontala este operationala incepand cu linia 1 (care contine invariabil titlurile rubricilor aferente destinatiei), celula “Cantitatea livrata” va indica numarul liniei de recuperat si va avea valoarea incrementata cu o unitate pentru a exista o concordanta intre valorile luate de aceasta si numarul liniei de recuperat.  Daca nu s-ar fi operat acest artificiu, numarul liniei de recuperat ar fi decalat cu o unitate (adica, daca celula C13 – “Cantitatea livrata” – ar fi avut valoarea 3, s-ar fi recuperat linia numarul 3 din tabel –prima linie contine titlul rubricilor-, adica valoarea cheltuielilor de transport aferente pentru 2 tone transportate)

Prin functia HLOOKUP s-a consultat deci respectivul tablou, cautandu-se valoarea luata de “Destinatie” in celula $G$10, recuperandu-se numarul de linie ce corespunde logic cu “Cantitatea livrata”.
Tabloul de consultare trebuie in mod obligatoriu sortat alfabetic dupa prima linie a sa.
Procedura de consultare orizontala poate fi completata si astfel imbunatatita  (celula D14) prin urmatoarele teste:
- un test facut asupra celulelor ce contin: “Destinatia” (sa nu fie valoare vida sau numerica) si “Cantitatea livrata” (sa nu fie valoare de tip text, vida sau zero):

=IF(OR(ISNONTEXT($G$10),ISBLANK($G$10),ISTEXT(C14),ISBLANK(C14),C14=0;0;IF(……) . Daca cel putin unul din argumente este adevarat, functia va returna valoarea zero, altfel se vor testa si alte conditii de indeplinit;



- un test de existenta a “Destinatiei” (celula $G$10) in prima linie a tabloului de consultare orizontala: =IF(OR(…;$G$10<>HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;1));0;…..). Daca “Destinatia” este inexistenta in tablou, functia va returneaza valoarea zero, altfel se procedeaza la consultarea propriu-zisa;

- un test de existenta a “Cantitatii livrate” in prima coloana a unui tablou de consultare verticala:
 =IF(OR(C14<>VLOOKUP(C14;$E$20:$E$28;1);…….). Daca nu exista valoarea unei cantitati livrate in tabloul de consultare verticala definit pe coordonatele $E$20:$E$28, functia returneaza zero, altfel se procedeaza la consultarea propriu-zisa:
(……HLOOKUP($G$10;$F$20:$J$28;C14+1));

- procedura ar putea fi completata si cu un test de efectuare a transportului: astfel, daca transportul este facut de furnizor (celula $D$8 are valoarea “da”), atunci se procedeaza la testele de mai sus si se executa in final consultarea orizontala, altfel cheltuielile de transport vor fi zero.       
Figura de mai jos indica corespondentele creeate intre diferitele campuri, in procesul de consultare verticala si orizontala.
 


Cauta